Das E-Rechnungs-Lexikon

Jeder Begriff mit einer Definition, die für sich steht — und wo es hilft, mit dem echten Feld aus der API und einem Werkzeug, das Sie direkt auf der Seite benutzen können.

69 Einträge · Als JSON

Einstieg

Sechs Begriffe, mit denen fast jede Frage zur E-Rechnung anfängt.

EN 16931
EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und was sie bedeuten — sie beschreibt ein semantisches Datenmodell, kein Dateiformat, und wird von XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS gleichermaßen umgesetzt.
XRechnung
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung: eine CIUS von EN 16931, gepflegt von der KoSIT, technisch reines XML in der Syntax UBL oder CII — ohne PDF-Anteil.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei, die für Menschen lesbar ist und zugleich eine vollständige XML-Rechnung im CII-Format eingebettet trägt — eine Datei, die von Mensch und Maschine gelesen werden kann.
Validierung
Validierung ist die maschinelle Prüfung einer E-Rechnung gegen die Regeln ihres Formats — in drei Stufen: Syntax (ist das XML wohlgeformt?), Schema (sind die Felder richtig getypt?) und Geschäftsregeln (ergibt der Inhalt fachlich Sinn?).
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist die elektronische Zustelladresse einer deutschen Behörde: Sie steuert, an welche Stelle eine XRechnung im Behördennetz geleitet wird, und wird im Feld BT-10 (Buyer reference) übertragen.
E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht verpflichtet Unternehmen, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen und zu empfangen statt als Papier oder einfaches PDF — in Deutschland gilt sie im B2B-Bereich gestaffelt, beginnend mit der Pflicht zum Empfang.

Nach Thema

Alle Einträge nach Sachgebiet — die Ordnung, die man braucht, solange man das Vokabular noch nicht kennt.

Normen5 Einträge

Formate & Syntax18 Einträge

Validierung & Regelwerk9 Einträge

Infrastruktur12 Einträge

Felder & Kennungen11 Einträge

Recht & Compliance14 Einträge

Alle Begriffe von A bis Z

Das vollständige Verzeichnis mit Definitionen. Für den Fall, dass Sie den Begriff schon kennen.

§

§ 14 UStG: § 14 UStG legt fest, welche Angaben eine Rechnung in Deutschland enthalten muss, damit der Empfänger die Vorsteuer ziehen darf — fehlt eine davon, ist der Vorsteuerabzug gefährdet, unabhängig vom Dateiformat.

A

Access Point: Ein Access Point ist ein zertifizierter Dienstleister, über den ein Unternehmen an Peppol teilnimmt — er nimmt Dokumente entgegen, reicht sie an den Access Point der Gegenseite weiter und ist der einzige Weg, an dem Verbund teilzunehmen.
Aufbewahrungspflicht: Die Aufbewahrungspflicht verlangt, Rechnungen über einen gesetzlich festgelegten Zeitraum lesbar und auswertbar vorzuhalten — bei einer E-Rechnung ist das strukturierte Original aufzubewahren, nicht ein daraus erzeugter Ausdruck.

B

B2B: B2B (Business-to-Business) bezeichnet Rechnungen zwischen Unternehmen — dieser Bereich ist der eigentliche Gegenstand der deutschen E-Rechnungsreform, weil er ungleich mehr Belege umfasst als das Geschäft mit Behörden.
B2G: B2G (Business-to-Government) bezeichnet Rechnungen an die öffentliche Verwaltung — hier gilt die E-Rechnung in Deutschland schon deutlich länger als im Geschäft zwischen Unternehmen, und die Leitweg-ID ist Pflicht.
BG-Nummer (Business Group): Eine BG-Nummer bezeichnet eine Gruppe zusammengehöriger Felder in EN 16931 — BG-4 ist der Verkäufer, BG-16 sind die Zahlungsangaben. Regeln verlangen häufig eine ganze Gruppe, nicht ein einzelnes Feld.
BR-DE-Regeln: BR-DE-Regeln sind die zusätzlichen deutschen Geschäftsregeln der XRechnung, die über EN 16931 hinausgehen — sie verlangen unter anderem einen Ansprechpartner beim Verkäufer und Angaben zur Zahlung, und sie sind der häufigste Grund für eine Ablehnung.
BT-Nummer (Business Term): Eine BT-Nummer bezeichnet ein einzelnes Datenfeld in EN 16931 — BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-10 die Käuferreferenz. Fehlermeldungen von Validierern nennen fast immer die BT-Nummer, nicht den Feldnamen Ihres Systems.
Buyer Reference (BT-10): Die Buyer Reference (BT-10) ist das Feld, in dem der Empfänger seine eigene Zuordnungskennung erwartet — in Deutschland trägt es die Leitweg-ID, in anderen Ländern eine Bestellnummer oder Kostenstelle.

C

CEN: Das CEN (Europäisches Komitee für Normung) ist die Organisation, die EN 16931 erarbeitet und pflegt — die technischen Arbeitsgruppen dort entscheiden, welche Felder europaweit als Kern einer Rechnung gelten.
Chorus Pro: Chorus Pro ist die französische Plattform für Rechnungen an die öffentliche Hand — jede Rechnung an eine französische Behörde läuft darüber, und sie ist der Vorläufer der breiteren französischen Reform.
CII (Cross Industry Invoice): CII (Cross Industry Invoice) ist die von UN/CEFACT entwickelte XML-Syntax für Rechnungen und eine der beiden Syntaxen, die EN 16931 zulässt — ZUGFeRD und Factur-X betten CII in die PDF-Datei ein.
CII oder UBL?Ratgeber: CII und UBL sind zwei XML-Syntaxen für denselben fachlichen Inhalt: Beide setzen EN 16931 um, beide sind gleichwertig gültig — welche Sie brauchen, entscheidet der Empfänger, nicht die Norm.
CIUS: Eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) ist eine nationale oder branchenspezifische Verschärfung von EN 16931: Sie darf Felder zur Pflicht machen oder Wertebereiche einengen, aber niemals neue Felder hinzufügen — die XRechnung ist die deutsche CIUS.
Clearance-Modell: Im Clearance-Modell muss eine Rechnung die Finanzverwaltung passieren, bevor sie beim Empfänger ankommt — der Staat prüft und quittiert jedes Dokument einzeln. Italien arbeitet so, Deutschland nicht.

D

Digitale Signatur: Eine digitale Signatur belegt kryptografisch, wer ein Dokument ausgestellt hat und dass es danach nicht verändert wurde — in Deutschland ist sie für E-Rechnungen nicht vorgeschrieben, in einigen anderen Ländern schon.

E

E-Rechnung: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinell auswertbaren Format — ein eingescanntes Papier oder ein gewöhnliches PDF ist ausdrücklich keine, weil sich seine Daten nicht ohne Interpretation auslesen lassen.
E-Rechnungen empfangenRatgeber: Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen erfüllt technisch schon ein E-Mail-Postfach — die eigentliche Arbeit beginnt danach: das strukturierte Original auslesen, prüfen und revisionssicher aufbewahren.
E-Rechnungspflicht: Die E-Rechnungspflicht verpflichtet Unternehmen, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen und zu empfangen statt als Papier oder einfaches PDF — in Deutschland gilt sie im B2B-Bereich gestaffelt, beginnend mit der Pflicht zum Empfang.
E-Reporting: E-Reporting bezeichnet die Pflicht, Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung zu melden — unabhängig davon, wie die Rechnung beim Empfänger ankommt. Es ist die zweite Hälfte vieler nationaler Reformen neben der E-Rechnung selbst.
ebInterface: ebInterface ist der österreichische XML-Rechnungsstandard, der von Wirtschaftskammer und Austrian Standards gepflegt wird und für Rechnungen an den Bund über das Unternehmensserviceportal verlangt wird.
EDI: EDI (Electronic Data Interchange) bezeichnet den strukturierten Datenaustausch zwischen Unternehmen ohne manuelle Zwischenschritte — E-Rechnung ist der Anwendungsfall von EDI, den der Gesetzgeber inzwischen vorschreibt.
EDIFACT: EDIFACT ist der ältere, nicht XML-basierte Nachrichtenstandard der UN für den elektronischen Datenaustausch, im Handel und in der Industrie seit Jahrzehnten etabliert — die Nachricht INVOIC ist dort das Gegenstück zur Rechnung.
Elektronische Adresse (BT-34 / BT-49): Die elektronische Adresse benennt, unter welcher Kennung Verkäufer (BT-34) und Käufer (BT-49) elektronisch erreichbar sind — im Peppol-Kontext ist sie die Teilnehmerkennung, ohne die eine Zustellung nicht adressierbar ist.
EN 16931: EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und was sie bedeuten — sie beschreibt ein semantisches Datenmodell, kein Dateiformat, und wird von XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS gleichermaßen umgesetzt.
Extension: Eine Extension erweitert EN 16931 um Felder, die der Kern nicht kennt — im Gegensatz zur CIUS, die nur einschränken darf. Wer eine Extension nutzt, verlässt die garantierte europäische Interoperabilität und muss sich mit dem Empfänger abstimmen.

F

Factur-X: Factur-X ist der französische Name desselben Hybridformats, das in Deutschland ZUGFeRD heißt — deutsch-französisch gemeinsam entwickelt, technisch deckungsgleich, sodass eine Datei in beiden Ländern gültig ist.
Facturae: Facturae ist das spanische XML-Rechnungsformat mit eigener Syntax und verpflichtender elektronischer Signatur — es ist älter als EN 16931 und deshalb nicht einfach eine weitere CIUS.
FatturaPA: FatturaPA ist das italienische Rechnungsformat, das über das staatliche System SDI läuft — anders als in Deutschland prüft und verteilt dort eine Behörde jede einzelne Rechnung, bevor sie den Empfänger erreicht.
FeRD: Das FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) ist das Gremium, das ZUGFeRD entwickelt und pflegt — es ist beim Bundesministerium für Wirtschaft angesiedelt und arbeitet mit dem französischen Pendant an Factur-X zusammen.
Fünf-Ecken-Modell: Das Fünf-Ecken-Modell ergänzt das Vier-Ecken-Modell um die Finanzverwaltung als fünfte Ecke: Die Dienstleister melden Rechnungsdaten zusätzlich an den Staat — Frankreich hat sein Meldesystem so gebaut.

G

Geschäftsregel (Business Rule): Eine Geschäftsregel prüft eine fachliche Aussage über die Rechnung statt ihrer technischen Form — etwa dass die Summe der Positionen dem Nettobetrag entspricht. In EN 16931 tragen diese Regeln Kennungen wie BR-11 oder BR-CO-10.
GoBD: Die GoBD sind die Verwaltungsvorschriften der deutschen Finanzverwaltung dazu, wie steuerlich relevante Daten geführt, gespeichert und im Prüfungsfall bereitgestellt werden müssen — sie bestimmen, wie eine E-Rechnung archiviert werden muss.

H

Hybridformat: Ein Hybridformat vereint die menschenlesbare und die maschinenlesbare Rechnung in einer einzigen Datei — sichtbar ein PDF, technisch zusätzlich ein eingebettetes XML. ZUGFeRD und Factur-X sind die verbreiteten Vertreter.

I

ISDOC: ISDOC ist der tschechische XML-Rechnungsstandard, der vor EN 16931 entstand und dort weiterhin breit im Einsatz ist — wer nach Tschechien fakturiert, trifft ihn neben den europäischen Formaten an.

K

Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus — von der Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, befreit sie das jedoch nicht, und ihre Rechnungen brauchen den Hinweis auf die Regelung.
KoSIT: Die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) ist die deutsche Stelle, die den XRechnung-Standard pflegt und den offiziellen Validator samt Schematron-Regelwerk veröffentlicht — ihre Regeln entscheiden, ob eine XRechnung als konform gilt.
KSeF: KSeF (Krajowy System e-Faktur) ist die polnische staatliche Plattform für elektronische Rechnungen, die nach dem Clearance-Prinzip arbeitet — jede Rechnung wird dort registriert und erhält eine Kennung.

L

Leistungszeitraum: Der Leistungszeitraum gibt an, wann die abgerechnete Lieferung oder Leistung erbracht wurde — er ist umsatzsteuerlich eine Pflichtangabe und darf nicht mit dem Rechnungsdatum verwechselt werden.
Leitweg-ID: Die Leitweg-ID ist die elektronische Zustelladresse einer deutschen Behörde: Sie steuert, an welche Stelle eine XRechnung im Behördennetz geleitet wird, und wird im Feld BT-10 (Buyer reference) übertragen.

N

NLCIUS: NLCIUS ist die niederländische CIUS von EN 16931 in UBL-Syntax — sie ist eng mit Peppol BIS verwandt und wird für Rechnungen an niederländische Behörden verlangt.

O

OZG-RE: Die OZG-RE ist eine der beiden Eingangsplattformen des Bundes für elektronische Rechnungen — sie nimmt XRechnungen für angeschlossene Behörden entgegen und prüft sie, bevor sie weitergeleitet werden.

P

PDF-Rechnung zur E-RechnungRatgeber: Eine PDF-Rechnung aus Word oder Excel lässt sich regelbasiert in eine E-Rechnung überführen; was dabei scheitert, sind nicht das Lesen, sondern die Abbildung auf EN 16931 und die Angaben, die auf dem PDF nie standen — Bankverbindung, Ansprechpartner, Mailadresse und Leitweg-ID des Käufers.
PDF/A-3: PDF/A-3 ist die Archivvariante des PDF-Formats, die als einzige das Einbetten beliebiger Dateien erlaubt — genau diese Eigenschaft macht sie zum Träger der XML-Rechnung in ZUGFeRD und Factur-X.
Peppol: Peppol ist ein europaweiter Verbund für den Austausch von Beschaffungsdokumenten: Teilnehmer schließen sich an einen zertifizierten Dienstleister an, und die Zustellung zwischen diesen Dienstleistern folgt einheitlichen Regeln — das sogenannte Vier-Ecken-Modell.
Peppol BIS Billing 3.0: Peppol BIS Billing 3.0 ist die Rechnungsspezifikation des Peppol-Verbunds: eine CIUS von EN 16931 in UBL-Syntax, die vorgibt, wie ein Dokument aussehen muss, damit jeder Teilnehmer es verarbeiten kann.
Peppol-Teilnehmerkennung: Die Peppol-Teilnehmerkennung identifiziert einen Empfänger im Verbund eindeutig und besteht aus einem Schema-Präfix und einem Wert — etwa der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder einer nationalen Registernummer.

R

Rechnungsnummer (BT-1): Die Rechnungsnummer ist die eindeutige, fortlaufend vergebene Kennung eines Belegs — sie ist umsatzsteuerlich vorgeschrieben, darf sich nie wiederholen und ist in EN 16931 das Feld BT-1.
Revisionssicherheit: Revisionssicherheit bedeutet, dass ein archiviertes Dokument nachträglich nicht unbemerkt verändert werden kann und jede Bearbeitung nachvollziehbar bleibt — die technische Umsetzung ist frei, der Nachweis nicht.

S

Schematron: Schematron ist eine ISO-genormte Regelsprache, die mit XPath-Ausdrücken prüft, ob der Inhalt eines XML-Dokuments fachlich stimmt — es ist die Stufe, auf der Geschäftsregeln wie BR-DE-2 oder BR-11 tatsächlich ausgeführt werden.
Schweregrad (fatal / warning): Der Schweregrad entscheidet, ob ein Regelverstoß die Rechnung ablehnt oder nur anmerkt: als fatal markierte Regeln führen zur Zurückweisung, als warning markierte nicht. Dieselbe fachliche Aussage kann je Regelwerk unterschiedlich schwer wiegen.
SDI (Sistema di Interscambio): Das SDI (Sistema di Interscambio) ist die italienische Austauschplattform, über die jede Rechnung läuft: Sie prüft das Dokument, quittiert es und stellt es dem Empfänger zu — ohne SDI gilt eine Rechnung in Italien als nicht ausgestellt.
Skonto: Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung — in der XRechnung wird er nicht als Freitext, sondern in einer festgelegten Zeichenkette im Zahlungsbedingungsfeld codiert, was eine häufige Fehlerquelle ist.
SML (Service Metadata Locator): Der SML (Service Metadata Locator) ist das zentrale Verzeichnis von Peppol, das über DNS auflöst, welcher SMP für einen bestimmten Teilnehmer zuständig ist — er ist die erste Station jeder Zustellung.
SMP (Service Metadata Publisher): Ein SMP (Service Metadata Publisher) ist das Verzeichnis, in dem hinterlegt ist, welche Dokumentarten ein Peppol-Teilnehmer annimmt und an welcher technischen Adresse — ohne diesen Eintrag ist ein Teilnehmer nicht erreichbar.
Steuernummer: Die Steuernummer wird vom Finanzamt vergeben und identifiziert den Steuerpflichtigen national — sie ist nicht dasselbe wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, und eine Rechnung braucht mindestens eine von beiden.

U

UBL (Universal Business Language): UBL (Universal Business Language) ist die von OASIS standardisierte XML-Syntax für Geschäftsdokumente und die zweite von EN 16931 zugelassene Syntax — Peppol BIS 3.0 und die UBL-Variante der XRechnung bauen darauf auf.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer weist ein Unternehmen im europäischen Binnenmarkt aus und ist bei grenzüberschreitenden Leistungen Pflichtangabe — in EN 16931 steht sie beim Verkäufer als BT-31.

V

Validierung: Validierung ist die maschinelle Prüfung einer E-Rechnung gegen die Regeln ihres Formats — in drei Stufen: Syntax (ist das XML wohlgeformt?), Schema (sind die Felder richtig getypt?) und Geschäftsregeln (ergibt der Inhalt fachlich Sinn?).
ViDA: ViDA (VAT in the Digital Age) ist das Reformpaket der EU, das die Mehrwertsteuer an digitale Prozesse anpasst — es macht strukturierte Rechnungen zum europäischen Normalfall und führt eine grenzüberschreitende Meldepflicht ein.
Vier-Ecken-Modell: Im Vier-Ecken-Modell schickt der Absender sein Dokument an seinen eigenen Dienstleister, dieser reicht es an den Dienstleister des Empfängers weiter, und der stellt es zu — vier Beteiligte, und keiner der beiden Unternehmen muss den anderen technisch kennen.

X

XRechnung: Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung: eine CIUS von EN 16931, gepflegt von der KoSIT, technisch reines XML in der Syntax UBL oder CII — ohne PDF-Anteil.
XRechnung abgelehnt — was tun?Ratgeber: Die häufigsten Ablehnungsgründe einer XRechnung sind keine XML-Fehler, sondern verletzte Geschäftsregeln: fehlender Ansprechpartner, fehlende Zahlungsangaben, falsch codierter Skonto oder eine Summe, die nicht aufgeht.
XRechnung oder ZUGFeRD?Ratgeber: XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich nicht im Inhalt, sondern in der Verpackung: Die XRechnung ist reines XML für Behörden, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem XML für Empfänger, die den Beleg auch ansehen wollen.
XSD (XML Schema): Eine XSD beschreibt den erlaubten Aufbau eines XML-Dokuments — welche Elemente in welcher Reihenfolge, mit welchem Datentyp und wie oft vorkommen dürfen. Sie prüft die Form, nicht den fachlichen Sinn.

Z

ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform): Die ZRE ist die zentrale Rechnungseingangsplattform der unmittelbaren Bundesverwaltung — welche der beiden Bundesplattformen zuständig ist, verrät die Leitweg-ID des Empfängers.
ZUGFeRD: ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei, die für Menschen lesbar ist und zugleich eine vollständige XML-Rechnung im CII-Format eingebettet trägt — eine Datei, die von Mensch und Maschine gelesen werden kann.
ZUGFeRD oder Factur-X?Ratgeber: ZUGFeRD und Factur-X sind technisch dasselbe Format unter zwei nationalen Namen — praktisch relevant sind nur die Profile und die nationalen Zusatzregeln, nicht die Datei an sich.
ZUGFeRD-Profile im VergleichRatgeber: Die ZUGFeRD-Profile staffeln, wie viel strukturierte Information eine Datei enthält — von MINIMUM, das nur Buchungshilfe ist, bis EXTENDED. Erst ab dem Profil EN 16931 gilt eine Datei als vollwertige E-Rechnung.