XRechnung: Format, Regeln und Validierung erklärt

Was die XRechnung ist — und was nicht

Die XRechnung ist keine eigene Erfindung neben der europäischen Norm, sondern eine Ausprägung davon. Fachlich heißt das: eine CIUS, eine Core Invoice Usage Specification. Sie nimmt EN 16931 und verschärft sie an den Stellen, an denen deutsche Anforderungen strenger sind — sie macht optionale Felder zur Pflicht und engt Wertebereiche ein.

Was sie ausdrücklich nicht darf: neue Felder erfinden. Genau deshalb bleibt eine XRechnung für jeden europäischen Empfänger lesbar, der die Norm versteht. Er sieht ein besonders vollständig ausgefülltes Dokument, kein fremdes Format.

🔴 Der verbreitetste Irrtum: Die XRechnung sei ein PDF mit Zusatzdaten. Ist sie nicht. Sie ist reines XML. Wer die Datei doppelklickt, sieht Markup. Das Format, das ein lesbares PDF mitbringt, heißt ZUGFeRD.

Zwei Syntaxen, ein Inhalt

Die XRechnung erbt von EN 16931 die Zweigleisigkeit: Es gibt sie in UBL und in CII. Beide Varianten tragen dieselben Felder mit denselben BT-Nummern, werden vom selben Regelwerk geprüft und sind gleichermaßen konform.

Erkennbar sind sie am Wurzelelement:

1<!-- UBL -->
2<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
3  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
4  <cbc:ID>RE-2026-0042</cbc:ID>

1<!-- CII -->
2<rsm:CrossIndustryInvoice xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100">
3  <rsm:ExchangedDocument>
4    <ram:ID>RE-2026-0042</ram:ID>

Die CustomizationID (BT-24) ist dabei das Feld, an dem ein Empfänger erkennt, dass er eine XRechnung vor sich hat und nach welchem Regelwerk er prüfen muss. Sie ist keine Formalie — steht dort die falsche Kennung, prüft der Empfänger gegen das falsche Regelwerk.

Die deutschen Zusatzregeln

Über die europäischen Regeln hinaus bringt die XRechnung eigene mit. Sie tragen Kennungen wie BR-DE-… und DE-R-…, und sie sind der praktisch häufigste Grund für eine Ablehnung — nicht etwa fehlerhaftes XML.

Die drei, die am meisten Arbeit machen:

Ein Dokument kann die europäische Norm vollständig erfüllen und an diesen Regeln scheitern. Das ist kein Widerspruch, sondern der Zweck einer CIUS.

Die Leitweg-ID

Rechnungen an die öffentliche Verwaltung brauchen eine Zustelladresse im Behördennetz — die Leitweg-ID. Sie steht in BT-10, der Buyer reference, also in einem regulären Feld der europäischen Norm, das Deutschland verbindlich belegt.

1{
2  "countrySpecific": {
3    "countryCode": "DE",
4    "leitwegId": "991-12345-67"
5  }
6}

Sie erhalten die ID vom Auftraggeber. Ableiten lässt sie sich nicht, nachschlagen auch nicht.

Wo eine XRechnung ankommt

Der Bund betreibt zwei Eingangsplattformen — die ZRE für die unmittelbare Bundesverwaltung und die OZG-RE für angeschlossene Stellen. Welche zuständig ist, verrät die Leitweg-ID. Länder und Kommunen haben teils eigene Plattformen.

Für den Absender ändert das am Dokument nichts: Dieselbe Datei ist überall richtig, solange die Leitweg-ID stimmt.

XRechnung und ZUGFeRD zusammen

Die beiden schließen sich nicht aus. ZUGFeRD kennt ein Profil namens XRECHNUNG, das die deutschen Zusatzregeln erfüllt — die Datei ist dann ein PDF mit eingebettetem XML und eine konforme XRechnung.

Das ist der praktische Ausweg für alle, die nicht zwei Ausgabewege pflegen wollen: eine Datei, die an Behörden wie an Unternehmen geht. Der Preis ist, dass Sie an das strengste Regelwerk gebunden sind, auch wenn der Empfänger ein Unternehmen ist.

Vor dem Versand prüfen

Die deutschen Zusatzregeln sind der Grund, warum eine Prüfung gegen EN 16931 allein nicht ausreicht. Prüfen Sie gegen das XRechnung-Regelwerk in der Version, die der Empfänger einsetzt — Versionen ändern nicht nur Regeln, sondern gelegentlich auch deren Schweregrad, und eine Rechnung, die im Vorjahr mit einer Warnung durchging, kann heute hart scheitern.