E-Rechnung aus dem DMS — dort, wo deine Rechnungen schon liegen

Die Rechnung liegt mit Indexdaten im DMS. Daraus wird die E-Rechnung, und sie landet wieder dort.

Viele Rechnungen entstehen im ERP oder in einer Vorlage und landen danach als PDF im DMS — verschlagwortet mit Rechnungsnummer, Datum, Kunde und oft einer Positionstabelle. Genau diese Indexdaten sind das, was die E-Rechnung braucht. Statt das ERP umzubauen, setzt die Anbindung am DMS an: Sie liest die Indexdaten, lässt die API das XML erzeugen oder in das vorhandene PDF einbetten und legt das Ergebnis wieder im DMS ab. Für DocuWare gibt es diese Anbindung heute als Beta.

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Was reinkommt

Rechnungs-PDF im DMS, so wie es heute verschickt wird

Indexfelder: Rechnungsnummer, Datum, Kunde, Netto- und Bruttosumme

Positionen als Tabellenfeld mit Text, Menge, Einzelpreis und Steuersatz

Stammdaten des Absenders einmal in der Konfiguration, bei Behörden die Leitweg-ID als Indexfeld

Was das löst

Kein ERP-Umbau

Das ERP schreibt weiter seine PDFs, die Sachbearbeitung arbeitet weiter im DMS. Die E-Rechnung entsteht aus den Daten, die dort ohnehin verschlagwortet werden.

Das Layout bleibt

Der Embed-Endpoint nimmt das vorhandene PDF als Träger und bettet das XML ein (ZUGFeRD-Hybrid). Kunden sehen dieselbe Rechnung wie bisher; ihre Systeme lesen den Anhang.

Summen werden vorher verglichen

Steuern je Satz werden aus den Positionen gerechnet und gegen die Summenfelder im DMS gehalten. Passt etwas nicht, entsteht keine E-Rechnung, die vom PDF abweicht.

Fehler stehen am Dokument

Statt eines stillen Abbruchs bekommt das Dokument im DMS einen Status mit der verletzten Regel, etwa eine fehlende Leitweg-ID. Korrigiert wird dort, wo die Daten liegen.

Ein echtes Beispiel

Ausschnitt aus dem Rezept „ZUGFeRD-PDF erzeugen“ — diese Felder füllt die Anbindung aus den Indexdaten des DMS.

json

{
  "invoice": {
    "invoiceNumber": "RE-2025-002",
    "issueDate": "2025-01-15",
    "seller": {
      "name": "Muster GmbH"
    },
    "buyer": {
      "name": "Beispiel AG"
    },
    "items": [
      {
        "position": 1,
        "description": "Beratungsleistung",
        "quantity": 10,
        "unit": "HUR",
        "unitPrice": 150,
        "taxRate": 19,
        "netAmount": 1500,
        "taxAmount": 285,
        "grossAmount": 1785
      }
    ],
    "subtotal": 1500,
    "total": 1785
  }
}

POST /api/v1/invoice/DE/zugferd/generate

Antwort: ein Base64-kodiertes PDF/A-3 mit eingebettetem EN-16931-XML. Die Position rechnet 10 × 150,00 € = 1.500,00 € netto, 19 % ergeben 285,00 € Steuer, Gesamtbetrag 1.785,00 € — dieselben Werte, die oben in der Eingabe stehen.

Das vollständige Rezept

Die beteiligten Endpoints

Invoice Creator
POST /api/v1/invoice/{countryCode}/{format}/generate
Live
PDF Embedder
POST /api/v1/invoice/{countryCode}/{format}/embed
Live
Validator
POST /api/v1/invoice/{countryCode}/validate
Live

Gegenüber der Alternative

Die Alternative heißt: das ERP oder die Rechnungssoftware um ein E-Rechnungs-Modul erweitern lassen. Das geht — dauert aber oft länger als bis zur Pflicht, während die Daten im DMS schon heute bereitliegen.

Zum Vergleich

So läuft es

1
Ein Workflow-Schritt oder Webhook im DMS meldet die freigegebene Rechnung; die Anbindung liest Indexfelder und Positionen (bei DocuWare über die Platform API).
2
POST /api/v1/invoice/DE/zugferd/embed mit dem PDF aus dem DMS und den Feldern — oder /generate für eine reine XRechnung — jeweils mit Prüfung.
3
Ergebnis zurück ins DMS: als neues Dokument, als Anhang oder per Mail an ein Import-Postfach; am Original Status und Fehlertext.

Preis

Auf Anfrage. Sprich uns an, dann nennen wir dir den Preis für deinen Fall.

Kontakt aufnehmen

Grenzen

Eine fertige Anbindung gibt es heute für DocuWare (Beta, Einrichtung durch uns). Andere DMS auf Anfrage.
Die Positionen müssen als Tabellenfeld im DMS liegen — aus dem PDF-Bild werden keine Daten gelesen.
Peppol-Versand ist noch nicht verfügbar (geplant 2027). Peppol BIS 3.0 erzeugen und prüfen kannst du heute.

Weiterführend

DocuWare-Connector (Beta): Ablauf, Grenzen, Preis

Embed-Endpoint: XML in ein vorhandenes PDF

Rezept: ZUGFeRD-PDF erzeugen und versenden

Häufige Fragen

Mein DMS ist nicht DocuWare — geht das trotzdem?

Die API selbst ist DMS-unabhängig: Sie nimmt Felder und optional ein PDF entgegen. Eine fertige Anbindung gibt es heute für DocuWare; für andere DMS sprich uns an, dann prüfen wir, wie die Indexdaten dort herauskommen.

Muss das ERP dafür geändert werden?

Nein, solange die Rechnung mit ihren Indexdaten und Positionen im DMS ankommt. Fehlt dort ein Feld — etwa die Leitweg-ID für Behörden —, wird es im DMS ergänzt, nicht im ERP.

Aus dem DMS zur E-Rechnung — ohne das ERP anzufassen.

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