GoBD: Was sie für die Aufbewahrung von E-Rechnungen verlangen

Worum es geht

Die GoBD — Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff — sind eine Verwaltungsvorschrift. Sie erfinden keine neuen Pflichten, sondern beschreiben, wie die Finanzverwaltung bestehende Pflichten auf elektronische Prozesse anwendet.

Für die E-Rechnung sind vier Grundsätze entscheidend: Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Verfügbarkeit.

Der Satz, der am häufigsten übersehen wird

Aufzubewahren ist das Original in seinem Ursprungsformat.

Das klingt harmlos und hat handfeste Folgen:

🔴 Was nicht genügt: ein Ausdruck der XRechnung, eine aus dem XML erzeugte PDF-Ansicht, oder — bei ZUGFeRD — nur das extrahierte XML ohne das PDF.

Der zweite Fall ist der tückische, weil er sich gut anfühlt: Ein Programm liest die XRechnung, erzeugt daraus eine hübsche PDF-Ansicht, und die wandert ins Archiv. Für den Menschen ist das ein Fortschritt. Für die Aufbewahrung ist es eine Ableitung, die das Original nicht ersetzt.

Die vier Grundsätze, praktisch gelesen

Nachvollziehbarkeit. Ein Dritter muss den Weg eines Belegs verstehen können — vom Eingang bis zur Buchung. Das ist der Grund, warum es die Verfahrensdokumentation gibt.

Unveränderbarkeit. Eine nachträgliche Änderung darf nicht unbemerkt möglich sein. Die technische Umsetzung ist frei: Ein Archivsystem mit Protokollierung erfüllt das, ein Ordner auf dem Dateiserver ohne weitere Maßnahmen nicht.

Vollständigkeit. Alle Belege, lückenlos. Bei E-Rechnungen heißt das auch: Der Eingangskanal muss zuverlässig sein. Ein persönliches Postfach, das jemand aufräumt, ist ein Risiko.

Verfügbarkeit. Über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar. Der zweite Teil ist bei E-Rechnungen der interessantere — er ist der Grund, warum das strukturierte Original zählt und nicht sein Abbild.

Verfahrensdokumentation

Der Begriff schreckt ab, die Sache ist überschaubar. Verlangt ist eine Beschreibung Ihres Ablaufs:

• Wie kommen Rechnungen herein? Über welche Adresse, in welchen Formaten?
• Was passiert damit? Wer prüft, wer gibt frei, wer bucht?
• Wo landen sie? In welchem System, wie lange, wer hat Zugriff?
• Was passiert bei Fehlern? Wer merkt, dass eine Rechnung nicht ankam?

💡 Das Dokument muss nicht umfangreich sein. Es muss aktuell sein und den tatsächlichen Ablauf beschreiben — eine schöne Beschreibung eines Verfahrens, das so nicht gelebt wird, ist im Prüfungsfall schlechter als eine knappe, die stimmt.

Was die E-Rechnung leichter macht

Die GoBD gelten unabhängig vom Format — sie galten für Papier und gelten für XML. Bei E-Rechnungen fällt allerdings ein Schritt weg, der bisher die meiste Reibung erzeugt hat: die Digitalisierung des Belegs.

Ein eingescanntes Papier wirft Fragen auf, die eine XRechnung nicht kennt: Ist der Scan vollständig? Lesbar? Darf das Papier vernichtet werden? Bei einer E-Rechnung ist das Original von Anfang an digital und strukturiert.

🔵 Das verschiebt den Aufwand: weniger Erfassung, dafür mehr Sorgfalt bei Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit. Unterm Strich ist das ein guter Tausch — aber es ist ein Tausch, kein Wegfall.

Und das Archiv

Die Archivierung ist der Teil, den ein Erzeugungs- oder Prüfdienst nicht für Sie übernimmt. Wer eine E-Rechnung erzeugt oder validiert, hat damit nichts über ihre Aufbewahrung gesagt.

Den Stand unserer eigenen Archive API finden Sie auf der Roadmap; bis dahin bleibt die revisionssichere Langzeitaufbewahrung in Ihrer Verantwortung.