Ihre Rechnungen liegen schon in DocuWare. Als PDF.
Mit der E-Rechnungspflicht reicht ein PDF nicht mehr: Gefragt ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. Die Daten dafür haben Sie längst — in den Indexfeldern und der Positionstabelle Ihres Aktenschranks. Der Connector macht daraus die E-Rechnung.
Betrifft mich die Pflicht?Was Sie davon haben
Ihr Rechnungslayout bleibt
Im Einbett-Modus nimmt der Connector Ihr vorhandenes Rechnungs-PDF aus DocuWare und bettet das XML ein (ZUGFeRD-Hybrid). Ihre Kunden sehen dieselbe Rechnung wie bisher — nur maschinenlesbar.
Fehler landen lesbar in DocuWare
Statt eines stillen Abbruchs steht am Dokument OK oder FEHLER samt Klartext, etwa „BR-DE-15: Leitweg-ID fehlt“. Summen werden vorab gegen NETTO und BRUTTO aus DocuWare geprüft.
Passt in Ihren Aktenschrank
Ablage als neues Dokument per REST oder Import per Mail (z. B. Connect to Mail) — dann braucht der Connector nicht einmal Schreibrechte. Auslöser ist ein Workflow-Schritt oder ein Webhook.
Der Ablauf in vier Schritten
- 1
Freigabe in DocuWare
Ein Workflow-Schritt „Web-Service“ oder ein Webhook meldet das freigegebene Rechnungsdokument.
- 2
Daten lesen und prüfen
Der Connector liest Indexfelder und Positionen, rechnet Steuern je Satz und vergleicht mit Ihren Summenfeldern.
- 3
E-Rechnung erzeugen
invoice-api erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD — oder bettet das XML in Ihr vorhandenes PDF ein.
- 4
Zurück nach DocuWare
Die E-Rechnung wird abgelegt oder per Mail importiert; am Original stehen Status, Fehlertext und Zeitpunkt.
Sie wählen, wie
Format
- XRechnung (reines XML) — etwa für öffentliche Auftraggeber mit Leitweg-ID
- ZUGFeRD aus einer Vorlage — PDF und XML in einer Datei
- ZUGFeRD-Hybrid aus Ihrem vorhandenen PDF — Layout unverändert
Rückweg
- Neues Dokument im Aktenschrank, verknüpft über die Quell-DocId (Original bleibt unverändert)
- Zusätzliche Datei am Originaldokument
- Per Mail an ein Import-Postfach, z. B. DocuWare Connect to Mail
So sieht ein Fehler in DocuWare aus
Die Statusfelder legen Sie im Aktenschrank an; der Connector füllt sie. Ihre Buchhaltung korrigiert die Indexdaten — der nächste Lauf startet erst, wenn sich die Daten tatsächlich geändert haben.
| ERECHNUNG_STATUS | FEHLER |
| ERECHNUNG_FEHLER | BR-DE-15: Leitweg-ID fehlt |
| ERECHNUNG_ZEIT | 2026-10-01T09:14:03Z |
Beispielwerte
Ihre Feldnamen, Ihr Mapping
Welches Indexfeld was bedeutet, steht in einer Mapping-Datei je Aktenschrank. Feste Angaben wie Ihre Stammdaten als Verkäufer stehen einmal darin, nicht in jedem Dokument.
{
"mode": "embed",
"format": "zugferd",
"fields": {
"invoiceNumber": "RECHNUNGSNUMMER",
"issueDate": "RECHNUNGSDATUM",
"buyer.name": "KUNDE_NAME",
"countrySpecific.buyerReference": "LEITWEG_ID"
},
"items": {
"table": "POSITIONEN",
"columns": { "description": "POS_TEXT", "quantity": "POS_MENGE",
"unitPrice": "POS_EINZELPREIS", "taxRate": "POS_UST" }
},
"checks": { "netTotalField": "NETTO", "grossTotalField": "BRUTTO" },
"output": { "target": "newDocument" }
}Einrichtung durch uns
In der Beta richten wir jede Anbindung gemeinsam mit Ihnen ein. Den Connector betreiben wir für Sie oder liefern ihn zur Installation in Ihrer Umgebung.
Mapping-Termin
Wir gehen Ihren Aktenschrank durch und ordnen Indexfelder und Positionstabelle zu.
Test mit Ihren Belegen
Wir erzeugen E-Rechnungen aus echten Musterbelegen und prüfen sie, bevor etwas produktiv geht.
Go-Live
Workflow-Schritt oder Webhook aktivieren — ab dann entsteht die E-Rechnung bei jeder Freigabe.
Was mit DocuWare funktioniert
Unterstützt
- XRechnung und ZUGFeRD (DE) aus DocuWare-Indexfeldern und einer Positionstabelle
- ZUGFeRD-Hybrid: XML in das bereits in DocuWare liegende Rechnungs-PDF eingebettet
- Steuer je Satz berechnet und vor der Erzeugung gegen Ihre NETTO-/BRUTTO-Felder geprüft
- Erzeugte und eingebettete E-Rechnungen werden vor der Ablage gegen XSD und Schematron geprüft: XRechnung nach den XRechnung-Regeln (KoSIT), ZUGFeRD nach dem ZUGFeRD-Schematron und den EN-16931-Regeln
- Rückweg als neues Dokument, als zusätzliche Datei oder per Mail (z. B. Connect to Mail)
- Auslöser per Workflow-Schritt „Web-Service“ oder DocuWare-Webhook
Grenzen
- Beta: Jede Anbindung wird mit uns eingerichtet und vor dem Go-Live mit Ihren Musterbelegen getestet
- Positionen müssen als Tabellenfeld im Aktenschrank liegen
- DocuWare Cloud; On-Premises-Installationen auf Anfrage
- Vorerst nur deutsche Formate (XRechnung, ZUGFeRD)
Preis
Auf Anfrage. Sprechen Sie uns an, dann nennen wir Ihnen den Preis für Ihren Fall.
Kontakt aufnehmenDocuWare — häufige Fragen
Brauche ich ein neues DMS oder ein neues ERP?
Nein. Der Connector liest die Daten, die schon in Ihrem DocuWare-Aktenschrank liegen, und legt die E-Rechnung dort wieder ab. Ihre bestehenden Abläufe bleiben, wie sie sind.
Sieht meine Rechnung danach noch genauso aus?
Ja, im Einbett-Modus: Der Connector nimmt das Rechnungs-PDF aus DocuWare und bettet das XML ein (ZUGFeRD-Hybrid). Alternativ entsteht eine reine XRechnung oder ein ZUGFeRD aus einer Vorlage.
Was passiert, wenn Daten fehlen oder falsch sind?
Das Dokument erhält den Status FEHLER mit einer lesbaren Meldung, etwa eine fehlende Leitweg-ID oder nicht passende Summen. Sind die Indexdaten korrigiert, wird das Dokument beim nächsten Auslösen neu verarbeitet; unveränderte Daten werden nicht ein zweites Mal geschickt.
Braucht der Connector Schreibrechte in DocuWare?
Nur, wenn er Ergebnis und Status selbst ablegen soll. Beim Rückweg per Mail (z. B. Connect to Mail) genügen Leserechte; die Statusfelder sind dann optional.
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Für Systemhäuser
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DocuWare ist eine Marke der DocuWare GmbH. invoice-api.xhub ist kein Partner der DocuWare GmbH; der Connector nutzt die öffentlich dokumentierte DocuWare Platform API.