Die Kurzfassung in einer Tabelle
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Dateityp | reines XML | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | erst nach Darstellung | ja, direkt |
| Syntax | UBL oder CII | CII |
| Typischer Empfänger | öffentliche Verwaltung | Unternehmen |
| Regelwerk | EN 16931 + deutsche Zusatzregeln | je nach Profil |
| Profile | keine | MINIMUM … EXTENDED, XRECHNUNG |
| Leitweg-ID | Pflicht (B2G) | nur im Profil XRECHNUNG relevant |
| Erfüllt die Pflicht | immer | ab Profil EN 16931 |
Der eigentliche Unterschied
Beide Formate setzen dieselbe Norm um. Ein Feld, das in der XRechnung BT-31 heißt, heißt in ZUGFeRD ebenfalls BT-31 und bedeutet dasselbe. Es gibt keinen fachlichen Inhalt, den das eine kann und das andere nicht.
Was sich unterscheidet, ist die Hülle:
- Die XRechnung ist ein Datensatz. Wer die Datei öffnet, sieht XML. Für einen Menschen ist sie erst brauchbar, wenn ein Programm sie darstellt.
- ZUGFeRD ist ein Beleg mit Datensatz darin. Wer die Datei öffnet, sieht eine Rechnung wie immer — und merkt vom XML nichts.
💡 Deshalb ist die Frage „welches Format ist besser" die falsche. Die richtige lautet: Will der Empfänger den Beleg ansehen? Bei einer Behörde: nein, dort verarbeitet ein Fachverfahren. Bei einem mittelständischen Kunden: fast immer ja, dort schaut ein Mensch darauf, bevor er freigibt.
Zwei Missverständnisse, die viel Zeit kosten
„ZUGFeRD ist nur ein PDF, also keine richtige E-Rechnung." Falsch. Das eingebettete XML ist eine vollwertige Rechnung nach derselben Norm. Richtig ist der Nachsatz: Das gilt erst ab dem Profil EN 16931. Die kleinen Profile MINIMUM und BASIC WL sind tatsächlich keine E-Rechnungen — und genau das macht die Aussage so hartnäckig, weil sie in einem Teil der Fälle stimmt.
„Die XRechnung ist Pflicht, also brauche ich sie für alle Kunden." Ebenfalls falsch. Pflicht ist, strukturiert zu fakturieren — nicht, ein bestimmtes Format zu wählen. Für Behörden ist die XRechnung der erwartete Weg. Für Firmenkunden erfüllt ZUGFeRD ab EN 16931 dieselbe Pflicht.
Der Ausweg: ein Format für beides
Wer nicht zwei Ausgabewege pflegen möchte, nimmt ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG. Diese Datei ist gleichzeitig:
- ein lesbares PDF für den Menschen,
- ein konformes XML nach EN 16931,
- und erfüllt die deutschen Zusatzregeln der XRechnung.
Sie ist damit an eine Behörde ebenso zustellbar wie an einen Firmenkunden.
Der Preis: Sie binden sich an das strengste Regelwerk. Jede Rechnung braucht dann Ansprechpartner beim Verkäufer, strukturierte Zahlungsangaben und — für Behörden — eine gültige Leitweg-ID. Für Firmenkunden ist das mehr Sorgfalt als nötig, aber es ist Sorgfalt, die nie schadet.
Entscheidungshilfe
Sie fakturieren an die öffentliche Verwaltung. XRechnung, oder ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG. Leitweg-ID nicht vergessen.
Sie fakturieren an Unternehmen und wollen, dass der Beleg lesbar ist. ZUGFeRD, Profil EN 16931.
Sie fakturieren an Unternehmen, deren System nur Daten will. XRechnung ist schlanker und spart die PDF-Erzeugung.
Sie fakturieren an beide und wollen einen Weg. ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG.
Sie fakturieren an Privatkunden. Die Pflicht greift hier nicht. ZUGFeRD ist trotzdem sinnvoll: Der Kunde sieht ein PDF, sein Steuerberater bekommt Daten — ohne dass Sie zwei Dateien versenden.
Beim Empfangen gilt die Frage nicht
Alles bisher Gesagte betrifft das Erzeugen. Beim Empfangen haben Sie keine Wahl: Es kommt, was Ihre Lieferanten schicken. Ein Zulieferer schickt ZUGFeRD, der nächste eine UBL-XRechnung, der dritte eine CII-XRechnung.
Eine Eingangsverarbeitung, die nur ein Format kennt, fällt beim zweiten Lieferanten aus. Das ist der Grund, warum die Formatfrage beim Empfang anders zu beantworten ist als beim Versand: Dort lautet die Antwort immer „alle".