Die E-Rechnungspflicht ist da -- und sie betrifft jedes Unternehmen in Deutschland, unabhängig von Größe oder Branche. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und ab 2027 müssen auch KMU E-Rechnungen versenden.
Für viele kleine und mittlere Unternehmen stellt sich die Frage: Wie setze ich das um, ohne ein Vermögen auszugeben? Die Antwort: mit n8n und der xhub.io API.
Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Kurz gesagt: jeden. Das Wachstumschancengesetz sieht eine stufenweise Einführung vor:
- Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- Ab 01.01.2027: Unternehmen mit > 800.000 EUR Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden
- Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden
Eine einfache PDF reicht nicht mehr. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen.
Welches Format brauche ich?
Die Wahl des richtigen Formats hängt davon ab, an wen du Rechnungen stellst:
| Empfänger | Format | Pflicht seit | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Behörden (B2G) | XRechnung | 2020 | Reines XML, Pflicht für öffentliche Auftraggeber |
| Unternehmen (B2B) | ZUGFeRD | 2025/2027 | Hybrid-PDF mit eingebettetem XML |
| EU-Partner | Peppol BIS | variiert | Europäisches Austauschformat über das Peppol-Netzwerk |
Unsere Empfehlung für KMU: ZUGFeRD 2.3
Für die meisten KMU ist ZUGFeRD 2.3 (Profil EN16931 oder XRechnung) die beste Wahl:
- Hybrid-Format: Menschenlesbares PDF + maschinenlesbares XML in einer Datei
- Doppelt nutzbar: Erfüllt sowohl B2B- als auch B2G-Anforderungen (mit XRechnung-Profil)
- Einfache Archivierung: Eine Datei statt zwei
- Weit verbreitet: Unterstützt von allen gängigen Buchhaltungsprogrammen
Tipp: Mit der xhub.io API kannst du aus einem einzigen API-Call sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung erzeugen -- du musst dich nicht festlegen.
Warum n8n die beste Lösung für KMU ist
Bevor du in teure Software investierst, schau dir die Optionen an:
| Lösung | Kosten/Monat | Einrichtung | DSGVO | Flexibilität |
|---|---|---|---|---|
| n8n (Self-Hosted) + xhub.io | 0 EUR (API Free Tier) | Mittel | Volle Kontrolle | Sehr hoch |
| Zapier + xhub.io | ab 20 EUR | Einfach | US-Cloud | Hoch |
| Dedizierte E-Rechnungssoftware | 30--100 EUR | Einfach | Variiert | Gering |
| Eigenentwicklung | 500+ EUR (Entwickler) | Hoch | Volle Kontrolle | Sehr hoch |
Die Vorteile von n8n im Detail
- Kostenlos self-hosted: n8n ist Open Source und kann auf deinem eigenen Server laufen -- keine monatlichen Gebühren für die Automatisierungsplattform
- DSGVO-konform: Deine Rechnungsdaten verlassen nie deinen Server (n8n läuft lokal, die API verarbeitet Daten nur zur Erstellung)
- No-Code/Low-Code: Du brauchst keine Programmierkenntnisse -- Workflows werden visuell per Drag & Drop erstellt
- Unbegrenzte Workflows: Anders als bei Zapier oder Make gibt es keine künstlichen Limits für Workflows oder Ausführungen
- Erweiterbar: Über 400+ Integrationen -- verbinde deine Buchhaltung, dein CRM, E-Mail und mehr in einem Workflow
- Community: Große aktive Community mit fertigen Workflow-Templates
Praktisches Beispiel: Automatischer Rechnungsversand
So sieht ein typischer n8n-Workflow für die automatisierte E-Rechnungserstellung aus:
Der Workflow in 5 Schritten
- Trigger: Neuer Auftrag in deinem Shop/CRM/Buchhaltungstool
- Daten aufbereiten: Rechnungsdaten aus dem Trigger in das xhub.io API-Format transformieren
- API-Call: xhub.io API erstellt die ZUGFeRD/XRechnung-Datei
- Speichern: E-Rechnung in deinem Dokumentenmanagement ablegen
- Versenden: Rechnung per E-Mail an den Kunden senden
Beispiel-Payload für die xhub.io API
POST https://service.invoice-api.xhub.io/api/v1/invoice/de/zugferd/generate (Format und Country im URL-Pfad, formatOptions.zugferdProfile optional im Body):
1{2 "invoice": {3 "invoiceNumber": "RE-2026-001",4 "type": "invoice",5 "issueDate": "2026-06-11",6 "dueDate": "2026-07-11",7 "currency": "EUR",8 "seller": {9 "name": "Meine Firma GmbH",10 "street": "Musterstraße 1",11 "city": "Berlin",12 "postalCode": "10115",13 "countryCode": "DE",14 "vatId": "DE123456789"15 },16 "buyer": {17 "name": "Kunde AG",18 "street": "Kundenweg 5",19 "city": "München",20 "postalCode": "80331",21 "countryCode": "DE"22 },23 "items": [24 {25 "position": 1,26 "description": "Beratungsleistung",27 "quantity": 10,28 "unit": "HUR",29 "unitPrice": 150.00,30 "taxRate": 19,31 "netAmount": 1500.00,32 "taxAmount": 285.00,33 "grossAmount": 1785.0034 }35 ],36 "subtotal": 1500.00,37 "total": 1785.00,38 "taxSummary": [39 { "taxRate": 19, "netAmount": 1500.00, "taxAmount": 285.00 }40 ],41 "paymentTerms": { "dueDays": 30 }42 },43 "formatOptions": { "zugferdProfile": "EN16931" }44}Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots findest du in unserem n8n-Tutorial. Den Workflow kannst du direkt im Playground testen.
ROI-Berechnung: Lohnt sich die Automatisierung?
Die kurze Antwort: Ja, ab der ersten Rechnung. Hier die Zahlen:
| Kennzahl | Manuell | Automatisiert |
|---|---|---|
| Zeit pro Rechnung | 15--30 Minuten | < 1 Minute |
| Fehlerquote | 5--8 % | < 0,1 % |
| Kosten pro Rechnung (bei 50 EUR/Std.) | 12,50--25,00 EUR | ~0,10 EUR |
| Bei 50 Rechnungen/Monat | 625--1.250 EUR | ~5 EUR |
| Monatliche Ersparnis | -- | 620--1.245 EUR |
Was in "manuell" alles drin steckt
Die 15--30 Minuten pro Rechnung beinhalten:
- Daten aus dem Auftrag in die Rechnungssoftware übertragen
- Rechnung erstellen und prüfen
- In das richtige E-Rechnungsformat konvertieren
- Rechnung versenden
- Rechnung archivieren
- Bei Fehlern: Korrektur und erneuter Versand
Mit n8n und der xhub.io API passiert das alles automatisch -- vom Auftragseingang bis zum Versand der fertigen E-Rechnung.
Jetzt starten: 4 Schritte zur automatisierten E-Rechnung
Schritt 1: n8n installieren
n8n kannst du mit einem einzigen Docker-Befehl starten:
1docker run -it --rm -p 5678:5678 n8nio/n8nAlternativ: n8n Cloud nutzen (kostenloser Starter-Plan verfügbar).
Schritt 2: xhub.io API-Key holen
Registriere dich kostenlos auf invoice-api.xhub.io und erstelle einen API-Key. Der Free Tier umfasst 100 Rechnungen pro Monat -- für viele KMU völlig ausreichend.
Schritt 3: Workflow erstellen
Folge unserem detaillierten n8n-Tutorial oder importiere einen fertigen Workflow aus unserer Integrations-Dokumentation.
Schritt 4: Testen im Playground
Bevor du live gehst, teste deine Rechnungsdaten im xhub.io Playground. Dort siehst du sofort, wie die generierte E-Rechnung aussieht -- ohne einen einzigen API-Call zu verbrauchen.
Weiterführende Ressourcen
- n8n-Integration: Vollständige Dokumentation -- Alle Endpoints, Authentifizierung und Beispiel-Workflows
- Tutorial: XRechnung erstellen mit n8n -- Schritt-für-Schritt mit Screenshots
- API Playground -- E-Rechnungen direkt im Browser testen
- Preise & Pläne -- Kostenloser Einstieg, faire Staffelung
Fazit
Die E-Rechnungspflicht muss kein teures Projekt sein. Mit n8n als kostenloser Automatisierungsplattform und der xhub.io API als E-Rechnungs-Engine kannst du als KMU:
- Sofort starten -- ohne große Investition
- DSGVO-konform arbeiten -- mit Self-Hosted n8n
- Zeit und Geld sparen -- 600+ EUR pro Monat bei 50 Rechnungen
- Zukunftssicher sein -- ZUGFeRD, XRechnung und Peppol aus einer API
Die Frage ist nicht ob, sondern wann du automatisierst. Und die beste Zeit ist jetzt.