Das ERP schreibt die Rechnung als PDF, DocuWare legt sie ab und verschlagwortet sie: Rechnungsnummer, Datum, Kunde, Netto- und Bruttosumme, oft auch eine Tabelle mit den Positionen. Danach geht das PDF an den Kunden.
Mit der Ausstellungspflicht reicht das PDF im B2B-Verkehr nicht mehr. Verlangt ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD. Die Werte dafür stehen bereits in den Indexfeldern des Aktenschranks.
Unser DocuWare-Connector erzeugt die E-Rechnung aus diesen Indexdaten. Er ist seit heute als Beta verfügbar. Wir richten ihn gemeinsam mit Ihnen ein.
Der Ablauf
- Freigabe in DocuWare. Ein Workflow-Schritt „Web-Service" oder ein Webhook in DocuWare meldet dem Connector die freigegebene Rechnung.
- Daten lesen und nachrechnen. Der Connector holt Indexfelder und Positionen über die DocuWare Platform API. Er rechnet Positionsbeträge und Steuern je Steuersatz selbst und vergleicht das Ergebnis mit den Summenfeldern im Aktenschrank. Weichen die Summen ab, bricht er ab und erzeugt keine E-Rechnung.
- E-Rechnung erzeugen. Die invoice-api erzeugt XRechnung oder ZUGFeRD oder bettet das XML in das vorhandene PDF ein. Das Ergebnis wird vor der Ablage gegen XSD und Schematron geprüft: eine XRechnung nach den XRechnung-Regeln (KoSIT), eine ZUGFeRD nach dem ZUGFeRD-Schematron und den EN-16931-Regeln.
- Zurück nach DocuWare. Die E-Rechnung kommt in den Aktenschrank. Am Original stehen Status, Fehlertext und Zeitpunkt.
Formate und Rückwege
Format. Für öffentliche Auftraggeber eine reine XRechnung mit Leitweg-ID. Für Geschäftskunden ZUGFeRD, entweder aus einer Vorlage oder aus dem PDF, das schon in DocuWare liegt. Im zweiten Fall nimmt der Embed-Endpoint Ihr PDF als Träger und bettet das XML ein. Das Rechnungslayout ändert sich nicht.
Rückweg. Welcher passt, hängt davon ab, welche Rechte der Connector in DocuWare bekommt:
| Rückweg | Was passiert | Rechte in DocuWare |
|---|---|---|
| Neues Dokument | Ablage per REST, verknüpft über die DocId des Originals; das Original bleibt unverändert | lesen und schreiben |
| Anhang | Die E-Rechnung wird als weitere Datei an das Original gehängt | lesen und schreiben |
| Per Mail | Versand an ein Import-Postfach, das DocuWare über Connect to Mail abholt | nur lesen |
Beim Mail-Weg braucht der Connector keine Schreibrechte im Aktenschrank. Die Statusfelder entfallen dann.
Fehler stehen am Dokument
Der Connector schreibt das Ergebnis in Indexfelder am Original:
| Feld | Beispiel |
|---|---|
ERECHNUNG_STATUS | FEHLER |
ERECHNUNG_FEHLER | BR-DE-15: Leitweg-ID fehlt |
ERECHNUNG_ZEIT | Zeitpunkt der Verarbeitung |
Die Sachbearbeitung ergänzt das fehlende Feld in DocuWare. Beim nächsten Auslösen wird das Dokument neu verarbeitet.
Wurden dieselben Quelldaten schon erfolgreich verarbeitet, überspringt der Connector das Dokument. Nach einem Fehler läuft er erst wieder, wenn sich die Daten geändert haben. Sonst würde das Zurückschreiben des Status den Webhook erneut auslösen. Diesen Stand speichert der Connector in einer Datei, er bleibt also auch nach einem Neustart erhalten.
Das Mapping
Welches Indexfeld welche Angabe der E-Rechnung liefert, steht in einer Mapping-Datei je Aktenschrank. Ihre Stammdaten als Verkäufer stehen dort einmal und nicht in jedem Dokument:
1{2 "mode": "embed",3 "format": "zugferd",4 "fields": {5 "invoiceNumber": "RECHNUNGSNUMMER",6 "issueDate": "RECHNUNGSDATUM",7 "buyer.name": "KUNDE_NAME",8 "countrySpecific.buyerReference": "LEITWEG_ID"9 },10 "items": {11 "table": "POSITIONEN",12 "columns": { "description": "POS_TEXT", "quantity": "POS_MENGE",13 "unitPrice": "POS_EINZELPREIS", "taxRate": "POS_UST" }14 },15 "checks": { "netTotalField": "NETTO", "grossTotalField": "BRUTTO" },16 "output": { "target": "newDocument" }17}Die Feldnamen sind Beispiele. Im Mapping-Termin ordnen wir Ihre tatsächlichen Felder zu.
Grenzen der Beta
- Einrichtung mit uns. Jede Anbindung wird gemeinsam eingerichtet und vor dem Go-Live mit Ihren Musterbelegen getestet.
- Positionen als Tabellenfeld. Der Connector liest keine Daten aus dem PDF. Die Positionen müssen im Aktenschrank als Tabellenfeld vorliegen.
- DocuWare Cloud. On-Premises-Installationen auf Anfrage. Dort hängt es davon ab, ob der Connector die Platform API erreicht.
- Deutsche Formate. XRechnung und ZUGFeRD.
Beta-Platz anfragen
Schreiben Sie uns kurz, wie Ihr Aktenschrank aufgebaut ist. Wir melden uns mit einem Termin für das Mapping und nennen Ihnen den Preis für Ihren Fall.
Ablauf und Grenzen im Detail: DocuWare-Connector (Beta). Für andere Dokumentenmanagement-Systeme: E-Rechnung aus dem DMS.
DocuWare ist eine Marke der DocuWare GmbH. invoice-api.xhub ist kein Partner der DocuWare GmbH; der Connector nutzt die öffentlich dokumentierte DocuWare Platform API.