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E-Rechnungen aus Email archivieren

Eingehende E-Rechnungen automatisch empfangen, parsen und in Google Drive archivieren. Dateien werden mit Rechnungsnummer, Datum und Lieferant umbenannt.

GmailInvoice-api.xhubGoogle DriveGoogle Sheets5 Min. Setup

So funktioniert der Workflow

E-Rechnungen aus Email archivieren — Workflow-Diagramm
  1. 1

    Überwacht Gmail auf neue Emails mit PDF- oder XML-Anhängen

  2. 2

    Extrahiert Anhänge und filtert nach Rechnungsdateien

  3. 3

    Erkennt automatisch das E-Rechnungs-Format (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, etc.)

  4. 4

    Parst die Rechnung und extrahiert Metadaten (Rechnungsnummer, Datum, Lieferant)

  5. 5

    Benennt die Datei um: 2025-01-15_Lieferant_INV-001.xml

  6. 6

    Lädt die Datei in Google Drive hoch, organisiert nach Monaten

Warum das wichtig ist

Manuelle Rechnungsablage ist fehleranfällig und zeitaufwändig. Dateien kommen als attachment.pdf oder rechnung_2025.xml an — ohne einheitliche Benennung. Dieser Workflow erstellt automatisch ein sauberes, durchsuchbares Archiv.

Google Sheets Struktur

SpalteTypBeispielBeschreibung
newFilenameText2025-01-15_Telekom_RE-2025-001.xmlUmbenannter Dateiname wie in Drive hochgeladen
monthFolderText2025-01Jahr-Monat für Ordnerorganisation
invoiceNumberTextRE-2025-001Extrahierte Rechnungsnummer
invoiceDateDatum2025-01-15Rechnungsdatum
sellerNameTextDeutsche Telekom AGLieferant / Verkäufer
buyerNameTextMeine Firma GmbHKäufer / Kunde
totalZahl1785.00Rechnungsbetrag gesamt
currencyTextEURWährungscode
formatTextxrechnungErkanntes E-Rechnungs-Format

Setup-Schritte

  1. 1

    Community Node n8n-nodes-invoice-api-xhub installieren

  2. 2

    API Key auf invoice-api.xhub.io erstellen

  3. 3

    Credentials einrichten: invoice-api.xhub, Gmail (OAuth2), Google Drive (OAuth2), Google Sheets (OAuth2)

  4. 4

    Google Drive Ordner-ID im 'Google Drive: Upload' Node setzen

  5. 5

    Google Sheets Spreadsheet-ID im 'Google Sheets: Log Invoice' Node setzen

  6. 6

    Workflow aktivieren — läuft automatisch bei neuen Emails

Workflow JSON

Vorschau (gekürzt)

json
1{
2  "name": "Archive E-Invoices from Email to Google Drive",
3  "nodes": [
4    {
5      "id": "trigger-email-archive",
6      "name": "Gmail Trigger",
7      "type": "n8n-nodes-base.gmailTrigger",
8      "typeVersion": 1.3,
9      "position": [400, 600],
10      "parameters": {
11        "simple": false,
12        "pollTimes": {
13          "item": [{ "mode": "everyMinute" }]
14        },
15        "filters": {
16          "q": "has:attachment filename:pdf OR filename:xml"
17        },
18        "options": {
19          "dataPropertyAttachmentsPrefixName": "attachment_",
20          "downloadAttachments": true
21        }
22      },
23      "credentials": {
24        "gmailOAuth2": {
25          "id": "",
26          "name": "Gmail account"
27        }
28      }
29    },
30    {
31  // ... (truncated)

Anwendungsfälle

E-Rechnungs-Pflicht 2025

Eingehende E-Rechnungen wie von der deutschen B2B-Pflicht gefordert archivieren

Kreditorenbuchhaltung

Lieferantenrechnungen automatisch organisieren

Steuervorbereitung

Monatliche Ordner für den einfachen Jahresabschluss

Audit-Compliance

Durchsuchbares Archiv mit einheitlicher Benennung

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