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E-Rechnungen aus Email parsen nach Sheets

Strukturierte Rechnungsdaten automatisch aus Email-Anhängen extrahieren und in Google Sheets protokollieren. Keine OCR nötig — 100% genaues Parsing.

GmailInvoice-api.xhubGoogle Sheets5 Min. Setup

So funktioniert der Workflow

E-Rechnungen aus Email parsen nach Sheets — Workflow-Diagramm

1
Durchsucht Gmail nach Emails mit PDF- oder XML-Anhängen
2
Extrahiert PDF/XML-Anhänge aus jeder Email
3
Erkennt automatisch das Rechnungsformat (XRechnung oder ZUGFeRD)
4
Parst die E-Rechnung in strukturiertes JSON mit 30+ Feldern
5
Transformiert die Daten in ein flaches Zeilenformat
6
Hängt die Daten an Google Sheets an

Warum das wichtig ist

Im Gegensatz zu OCR-basierten Lösungen (90-95% Genauigkeit) liefert dieses Workflow 100% genaue Datenextraktion aus strukturierten E-Rechnungen — sofort, ohne LLM-Token-Kosten und mit nur einem API Key.

Google Sheets Struktur

Spalte	Typ	Beispiel	Beschreibung
`invoiceNumber`	Text	`RE-2025-001`	Rechnungsnummer
`invoiceDate`	Datum	`2025-01-15`	Rechnungsdatum
`dueDate`	Datum	`2025-02-15`	Zahlungsziel
`sellerName`	Text	`Lieferant GmbH`	Verkäufer-Firma
`sellerVatId`	Text	`DE123456789`	USt-ID Verkäufer
`buyerName`	Text	`Kunde AG`	Käufer-Firma
`buyerVatId`	Text	`DE987654321`	USt-ID Käufer
`subtotal`	Zahl	`1500.00`	Netto-Gesamtbetrag
`totalVat`	Zahl	`285.00`	USt-Betrag gesamt
`total`	Zahl	`1785.00`	Brutto-Gesamtbetrag
`currency`	Text	`EUR`	Währungscode
`sourceFormat`	Text	`xrechnung`	Erkanntes E-Rechnungs-Format
`emailSubject`	Text	`Rechnung RE-2025-001`	Betreff der Quell-Email
`processedAt`	Datum	`2025-01-15T14:30:00Z`	Verarbeitungszeitpunkt

Setup-Schritte

1
Community Node n8n-nodes-invoice-api-xhub installieren
2
API Key auf invoice-api.xhub.io erstellen
3
Credentials einrichten: invoice-api.xhub, Gmail (OAuth2), Google Sheets (OAuth2)
4
Google Sheet mit Tab 'Invoices' und Spaltenheadern erstellen
5
Spreadsheet-ID im 'Google Sheets: Append' Node eintragen
6
'Workflow ausführen' klicken um bestehende Emails zu verarbeiten

Workflow JSON

Vorschau (gekürzt)

json

1{
2  "name": "Parse E-Invoices from Gmail to Google Sheets",
3  "nodes": [
4    {
5      "id": "manual-trigger-parse",
6      "name": "Manual Trigger",
7      "type": "n8n-nodes-base.manualTrigger",
8      "typeVersion": 1,
9      "position": [400, 600],
10      "parameters": {}
11    },
12    {
13      "id": "gmail-search-parse",
14      "name": "Gmail: Search Emails",
15      "type": "n8n-nodes-base.gmail",
16      "typeVersion": 2.2,
17      "position": [640, 600],
18      "parameters": {
19        "operation": "getAll",
20        "simple": false,
21        "filters": {
22          "q": "=has:attachment filename:pdf OR filename:xml"
23        },
24        "options": {
25          "dataPropertyAttachmentsPrefixName": "attachment_",
26          "downloadAttachments": true
27        }
28      },
29      "credentials": {
30        "gmailOAuth2": {
31  // ... (truncated)

Anwendungsfälle

Kreditorenbuchhaltung

Eingehende XRechnung/ZUGFeRD-Rechnungen automatisch protokollieren

Buchhaltung

Rechnungsdaten für DATEV oder andere Buchhaltungssoftware extrahieren

E-Rechnungs-Pflicht 2025

Eingehende E-Rechnungen wie vorgeschrieben verarbeiten

Audit Trail

Durchsuchbare Tabelle aller empfangenen E-Rechnungen

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